Im Rahmen der Studie werden eine ganze Bandbreite an relevanten internen und externen Kommunikationsmaßnahmen identifiziert.
Kommunikation innerhalb des Unternehmens
In Bezug auf die Kommunikation von Aufsichtsratsvorsitzenden innerhalb des Unternehmens lässt sich festhalten: Der Austausch innerhalb des Aufsichtsratsgremiums vollzieht sich vor allem in den Sitzungen, aber auch in zahlreichen persönlichen Gesprächen zu deren Vorbereitung.
Beim Austausch mit dem Vorstand steht vor allem die Informationsversorgung des Aufsichtsrats – als Grundlage für dessen Arbeit – im Vordergrund. Darüber hinaus beraten die beiden Vorsitzenden zu verschiedenen Themen, wobei die Aufsichtsratsvorsitzenden als Sounding Board für die strategischen Überlegungen agieren.
Die Durchführung der Kommunikation von Aufsichtsratsvorsitzenden mit internen Stakeholdern beruht vor allem auf dialogischen Kommunikationsmaßnahmen wie persönlichen formellen oder informellen Gesprächen sowie Telefonaten.
Die Art und Weise sowie die Frequenz und Intensität der internen Kommunikation obliegt dem persönlichen Kommunikationsstil des Aufsichtsratsvorsitzenden. Einfluss darauf haben aber auch die Beziehung zum Vorstand sowie deren Einschätzung zur Relevanz von Kommunikation.
Kommunikation mit externen Stakeholdern
Die gesetzlich vorgeschriebenen, an externe Stakeholder gerichteten Publizitätspflichten des Aufsichtsrats sind vollständig in der Regelkommunikation des Unternehmens eingebettet . Dazu zählen allen voran der Aufsichtsratsbericht im Geschäftsbericht, die Erläuterung des Berichts auf der Hauptversammlung, Corporate-Governance-Informationen auf der IR-Website sowie Pressemitteilungen zu aufsichtsratsrelevanten Themen.
Die Aufsichtsratsvorsitzenden sehen den Dialog mit Investoren als legitim an, behalten sich jedoch vor, zu entscheiden, mit wem und in welcher Konstellation diese Gespräche geführt werden. Beim Investorendialog handelt es sich um ein persönliches bzw. dialogisches Instrument der externen Kommunikation von Aufsichtsratsvorsitzenden. Die Investor-Relations-Abteilung ist dabei eine wichtige personelle Ressource für die Aufsichtsratsvorsitzenden um den Investorendialog, aber auch Gespräche mit Stimmrechtsberatern durchzuführen.
Die Kommunikation von Aufsichtsratsvorsitzenden mit Medien und weiteren Stakeholdern ist nicht gesetzlich definiert und daher rein freiwillig. Während eine freiwillige Kommunikation mit Journalisten sowohl auf Hintergrundgesprächen aber auch Interviews basiert, konnten weitere dialogische Kommunikationsmaßnahmen, wie die Nutzung von Social-Media-Kanälen oder persönliche Gespräche mit Politikern und sogar Kunden identifiziert werden – letztere stellen jedoch eine Sonderform dar.
Methode
Die Erkenntnisse basieren auf Experteninterviews mit Aufsichtsratsvorsitzenden und Investor-Relations- und Public-Relations-Verantwortlichen aus zehn DAX- und MDAX-Unternehmen.
Kommunikation mit internen Stakeholdern
Aufsichtsratsgremium
Neben den regulären Sitzungen von Gremium und Ausschüssen finden zahlreiche persönliche Gespräche zur Vor- und Nachbereitung statt
Führungskräfte
Zwischen Aufsichtsratsvorsitzenden und Führungskräften bestehen zahlreiche dialogische Kommunikationsformate, bspw. bei Präsentationen in Sitzungen, Abendessen etc.
Vorstand
Aufsichtsrats- und Vorstandsvorsitzende tauschen sich in regelmäßigen Jour Fixes aus, während Gespräche mit weiteren Vorstandsmitgliedern eher seltener stattfinden
Mitarbeitende
In Sondersituationen können Aufsichtsratsvorsitzende auch intern als Sprecher agieren, um die Sicht des Aufsichtsratsgremiums zu erläutern
Kommunikation mit externen Stakeholdern
Investoren
Der Investorendialog befindet sich in einem dynamischen Entwicklungsprozess, betrifft jedoch bisher nur einen Teil der Unternehmen – wobei alle befragten Unternehmen über einen Modus Operandi nachdenken. In einigen Unternehmen finden zudem jährliche bzw. regelmäßige Corporate-Governance-Roadshows statt
Journalisten
Bei der freiwilligen Kommunikation mit Medien dominieren Hintergrundgespräche, aber auch Interviews werden immer häufiger durchgeführt
Politiker
In Sondersituationen oder als Antrittsbesuch kommt es zu persönlichen nicht-öffentlichen Gesprächen zwischen Aufsichtsratsvorsitzenden und Politikern – wobei der CEO stets involviert ist
Stimmrechtsberater
Im Vorfeld der Hauptversammlung oder auf Corporate-Governance-Roadshows kommt es vereinzelt zu einem Dialog
Öffentlichkeit
Persönliche Social-Media-Kanäle von Aufsichtsratsvorsitzenden sind zukünftig eine relevante Herausforderung
Kunden
Persönliche Gespräche mit Kunden bei Beschwerden stellen eine Sonderform der Kommunikation von Aufsichtsratsvorsitzenden dar